Retten til innsyn i saksdokument er eit grunnleggjande demokratisk prinsipp i den offentlege forvaltninga. Eid kommune skal vere ein open kommune. Kommunen sine dokument skal vere offentleg tilgjengelege dersom det ikkje ligg føre eit reelt og sakleg behov for å unnta dokument frå offentleg innsyn. For å fråvike dette prinsippet er det krav om ein lovheimel.

Kommunen har ein offentleg postjournal som ligg på innsynsmodulen på heimesida. Kommunen har som praksis å publisere offentlege dokument for innsyn i pdf-format. Av omsyn til kvalitetssikring er det lagt inn to dagar forseinking før dokumenta vert oppdaterte på heimesida. Grunnen til dette er at saksbehandlarane og arkiv- og dokumentsenteret skal ha nødvendig tid til å vurdere dokumenta. På dette området går Eid kommune lenger enn mange andre offentlege etatar og kommunar, som i større grad krev at ein må bestille dei offentlege dokumenta ein ønskjer og få dei tilsendt.

Nokre offentlege dokument kan ha eit innhald og ei form som gjer at dei ikkje bør publiserast på heimesida. Dette kan vere dokument der ein bør innhente samtykke for å publisere, der innhaldet ikkje har offentleg interesse eller der kommunen vurderer at dokumentet ikkje bør publiserast på heimeside av omsyn til avsendaren eller andre. Desse dokumenta blir merkte IP, som betyr at dokumentet er offentleg, men at det ikkje vert publisert på nettsidene. Media og publikum må då ta kontakt med kommunen for å få desse dokumenta tilsendt.

Opplysningar som er underlagde teieplikt, skal ikkje publiserast på heimesida. Dette gjeld mellom anna opplysningar som gjeld nokon sine personlege forhold (forvaltningsloven § 13), kommunen sin forhandlingsposisjon (offentleglova § 23), tilsetjingssaker (offentleglova § 25) og dokument innhenta utanfrå for den interne saksførebuinga (offentleglova § 15).

Personlege opplysningar er dei som er underlagde lovbestemt teieplikt i alle klientforhold innanfor helse, skule, barnevern, barnehage m.m. Dei som ønskjer innsyn på desse fagområda, kan sende eit innsynskrav til kommunen. Partar i ei sak har dessutan utvida rett til innsyn. Dette kan til dømes gjelde byggesaker, helsesaker, barnevernssaker og liknande.

Meirinnsyn inneber at kommunen skal vurdere om ein likevel kan gje innsyn, heilt eller delvis, i dokument som er unnateke offentleg innsyn. Regelen er at ein bør gje innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unnatak. Meirinnsyn vert vurdert dersom kommunen får innsynskrav. Dersom innsyn vert innvilga delvis, kan kommunen sladde dei delane av dokumentet som ikkje kan vere offentleg.

I nokre tilfelle kan det først vere innsyn frå eit seinare tidspunkt i saksførebuinga, dersom det er grunn til å tru at dei dokumenta som ligg føre, gir eit direkte misvisande bilete av saka, og at innsyn derfor kan skade klare samfunnsmessige eller private interesser.

Fjordabladet har i sin leiarartikkel nemnt to saker som avisa har funne på postlista, og som avisa meiner skal vere offentlege. Vi har gått gjennom desse sakene og er samde i at desse kan vere offentlege. Sakene vart opna straks vi vart gjort merksame på det.

Eid kommune handsamar svært mange dokument i mange ulike fagsystem og vi ønskjer å gjere ein best mogleg jobb. Vi er opne på at det kan skje feil, og det vil bli gjort feilvurderingar også i framtida. Vi arbeider for at saksbehandlarane skal bli tryggare i å sette rett skjerming og at vi skal kvalitetssikre betre når vi går gjennom postlistene. Vi arbeider også for å knyte fleire fagsystem til saksbehandlarsystemet vårt gjennom integrasjonar.

I arbeidet for å verte ein endå betre kommune er det bra at media og innbyggjarane stiller spørsmål om det er sett rett skjerming på konkrete saker og dokument. Når det er sagt, ønskjer Eid kommune å formidle at vi ikkje driv «hemmeleghald i postlistene». Vi ønskjer at Fjordabladet og andre skal ha lett tilgang til kommunale dokument og oppmodar derfor til å ta kontakt dersom ein har spørsmål.